Archiviazione di posta e PEC

Come funziona un archiver e perché utilizzarlo

La posta elettronica rappresenta il principale mezzo di comunicazione aziendale: più di 2 milioni e mezzo di e-mail vengono inviate e ricevute in tutto il mondo in una sola giornata e questo numero è destinato a crescere.

I dipendenti di tutti le aziende condividono tra loro e con clienti e fornitori le più svariate informazioni via mail, nella maggior parte dei casi però queste informazioni rimangono unicamente nella mailbox del mittente e del destinatario, senza essere archiviate e rendendole di conseguenza non tracciabili.

Oltre al problema della tracciabilità delle comunicazioni, un numero sempre maggiore di legislazioni relative all’email compliance richiedono che determinate tipologie di mail vengano archiviate nel rispetto delle normative di conservazione dei dati vigenti.

Perché tutte le aziende hanno bisogno di un e-mail archiver?

  1. L’archiviazione consente il recupero e la disponibilità dei dati storici delle e-mail
  2. Per conservare le comunicazioni in modo sicuro: in alcuni casi la normativa vigente prevede la conservazione, con vincolo di inalterabilità fino a 10 anni
  3. Replica e mantenimento delle caselle di posta degli utenti
  4. Migliora le prestazioni del server di posta, che senza lo storico sarà più reattivo e le ricerche più veloci, dettagliate e servite in frazioni di secondo
  5. Tutte le e-mail vengono crittografate (AES256)
  6. Tutte le e-mail archiviate hanno una marca temporale che attesta il preciso momento in cui il documento è stato creato, trasmesso o archiviato rendendole inalterabili e all’occorrenza legalmente valide
  7. Migliora la produttività dei dipendenti, rendendo più rapida e semplice la ricerca delle e-mail

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